در تجربیات دو دهه مشاوره من به مدیران اجرایی برای ارائه سخنرانیهای عمومی، به ندرت به کسانی برخورد کرده ام که تمایل داشته باشند وقت و انرژی لازم را برای انجام کارهایی که جهتايراد یک سخنرانی بزرگ و فوقالعاده ضروری است، صرف کنند.
رضایت سخنرانان به یک سخنرانی متوسط، ریشه اصلی کثرت سخنرانیهای بد است. سخنرانان اصلا به کيفیت جایگاه سخنرانی اهمیت نميدهند و ايراد سخنرانی در یک جایگاه با کیفیت پایین، آنها را راضی ميکند.
چه کاری برای بهبود کیفیت نامطلوب سخنرانیهای مدیران باید انجام داد؟ من 3 مرحله سریع پیشنهاد ميدهم که مدیران از همین الان ميتوانند در پیش بگیرند تا کیفیت سخنرانی بعدیشان را بالا ببرند. مراحل سه گانه از نظر مفهومي پیچیده ولی از نظر اجرا نسبتا آسان است.
مرحله اول: مخاطبان خود را در دستههای مختلف قرار داده و سازماندهی کنید.
ذهن ناخودآگاه ما به طور مداوم چهار منطقه مختلف از فضای بین ما و دیگران را به دقت رصد ميکند. مااين رادار ناخودآگاه و به طور ناباورانهاي ماهر را تقویت کردهايم تا ما را برای ارائه سخنرانیهای عموميهدایت کند. فاصله 12 قدم یا بیشتر با مخاطبان، فضای عمومي (اصطلاحا فضای غیرصمیمانه) محسوب ميشود و ما معمولا اهمیت زیادی به کسانی که فاصلهاي بیشتر از12 قدم با ما دارند نميدهیم.
فاصله بین 12 قدميتا 4 قدمي فضای اجتماعی خوانده ميشود. ما توجه نسبتا بیشتری به افراد اين منطقه داریم، گاهی به آنها نگاه ميکنیم ولی مخاطب اصلی خود به حساب نميآوریم. فاصله 4 قدمي تا 5/1 قدميفضای خصوصی به حساب ميآید و ما توجه خیلی بیشتری به افراد اين فضا داریم و در حقیقت، ميخواهیم تماس چشميمان را با یکی از افراد اين منطقه به طور مداوم حفظ کنیم. از لحاظ روانی آن شخص به اندازهاي به ما نزدیک است که تشویق به متمرکز ماندنمان بکند. بالاخره، فاصله 5/1 قدميتا صفر قدميفضای صمیمانه و محرمانه نامیده ميشود و تنها کسانی به اين منطقه راه دارند که ما اطمینان زیادی به آنها داریم مانند همسر، اعضای خانواده و دوستان نزدیک.الزامات یک سخنرانی عمومي چیست؟ پشت جایگاه سخنرانی ايستادن به اين معناست که شما ميخواهید فاصله بیشتر از 12 قدم را با افراد حفظ کنید و اين نشاندهنده آن است که شما به طور ناخودآگاه تمایلی برای ارتباط برقرار کردن با دیگران ندارید. بنابراین یکی از راههای بالا بردن کیفیت سخنرانی شما اين است که رابطه خودتان را با مخاطبانتان با پایین آمدن از جایگاه سخنرانی و وارد شدن به جمع افرادی منتخب از منطقه خصوصی گرمتر و نزدیکتر نمایید.
به لطف مانیتورهای نصب شده در چند نقطه سالن سخنرانی، وقتی شما از جایگاه پایین ميآیید رشته کار از دستتان در نميرود، بلکه اين کار به ارائه بهتر سخنرانی کمک ميکند؛ بنابراین ميتوانید به راحتی در حیناينکه راه میروید به سخنرانيتان ادامه دهید. وقتی ميخواهید مطلب مهمي را بیان کنید به طرف مخاطبان منتخب خود حرکت کنید و وقتی ميخواهید تنفس اعلام کرده یا موضوع را عوض کنید، از آنها دور شوید. این طبقهبندی یک راه ساده و آسان برایايجاد و توسعه ارتباط با مخاطبان است بدون اينکه نیازی به بلند کردن صدایتان باشد.
مرحله دوم: به مستمعان گوش کنید.
تمام ارتباطات موفق، دوطرفه هستند و گوش کردن به مستمعان یک روش بسیار خوب برای افزایش کاریزمای شما است. اين امر باعث خواهد شد که مستمعان در حالی که تمام توجه شان به شما است روی صندلیهایشان میخکوب شوند.
حال سوال اينجا است که چگونه باید به مستمعان گوش کرد؟ بهترین راهاين است که وقفههای منظم در سخنرانیتان، برای در دست گرفتن نبض مستمعان حداقل هر بیست دقیقه و ترجیحا هر ده دقیقه داشته باشید. از مخاطبان بپرسید آيا آنها سوالی یا نظری دارند یا ميخواهند تجربیات خودشان یا اطرافیانشان را در مورد موضوع بحث با شما در میان بگذارند؟
ميتوانید پرسش و پاسخ را به آخر سخنرانی موکول کنید اما تاثیر آن کاهش ميیابد، زیرا ممکن است مخاطبان سوالی را که 10 دقیقه پیش داشتند فراموش کنند.
در عین حال مهمترین نکته آن است که وقتی چیزی را از مخاطب ميپرسید، باید منتظر پاسخ آن بمانید. اگر صرفا بهاين خاطر که استرس زیادی دارید فقط یک یا دو ثانیه صبر کنید و با اين تصور که کسی چیزی ندارد بگوید بلافاصله سخنان خود را ادامه دهید، اين موضوع را به مخاطب القا کردهايد که دوست دارید متکلم الوحده باشید، زیرا طی یک سخنرانیاين سخنران است که قانون وضع ميکند.
نکته مهم دیگر اينکه وقتی به مخاطب گوش ميکنید باید با تمام وجود اين کار را انجام دهید. یعنیاينکه هر کار فیزیکی که انجام ميدادید را متوقف کنید، به طور کامل به طرف سوالکننده برگردید و تمام حواستان به او باشد.
این کار به طور شگفتآوری برای سخنرانان پرمشغله سخت است، اما برای اينکه نشان دهید با تمام وجود به مخاطب خود اهمیت ميدهید، بسیار ضروری است. بسیاری از سخنرانان، سوال مخاطب را قبل از پایان متوجه ميشوند و شروع به جواب دادن ميکنند؛ اين کار اصلا حرفهاي نیست و به اين معنی است که شما برای مخاطب خود ارزش قائل نیستید و سخنان او را لایق شنیدن نميدانید.
مرحله سوم: قبل از سخنرانی تقریبا برای 3 دقیقه روی احساسات خود تمرکز کنید.
بسیاری از مدیران اجرایی اشتباها فکر ميکنند که مدیریت یعنی احساساتی نبودن. اين یک اشتباه بسیار بزرگ است. مدیران موفق و پر جذبهاي مانند استیو جابز یا شخصیت سیاسی محبوبتان را در ذهن خود مجسم کنید. ابراز احساسات مردم به اين افراد به خاطر اشتیاق و علاقه زیاد به موضوع بحث آنها، استدلالات آنها یا محصول تولید شده توسط آنها ميباشد. جذابیت و کاریزما، بر خاسته از تمرکز روی احساسات مسری و قدرتمند مانند لذت، اشتیاق و خشم است. بنابراین، چند لحظه قبل از اينکه برای سخنرانی روی صحنه بروید با تمام وجود، اين احساسات را در خودتان بیدار کنید و به آنها اجازه جولان بدهید. اگر اين کار را تمرین کنید با جذابیت و انرژی بالا روی صحنه حاضر خواهید شد و مردم در شما غرق خواهند شد.
چگونه باید تمرکز کرد؟ ابتدا احساساتتان را شناسایی کنید و به زمانی فکر کنید که اين احساس را تجربه کردهايد آن زمان را دوباره با تمام وجود برای چند دقیقه درست قبل از سخنرانی با به کارگیری تمام حواس پنجگانه در ذهنتان مجسم کنید. تجربه چه مزهاي ميداد؟ چه بویی ميداد؟ چه صدایی داشت؟ چه جنسی بود و چه شکلی داشت؟ این صفوف احساسات را یکی پس از دیگری تجربه کنید. خودتان را در آن زمان خاص مجسم کنید و احساسات را وارد زندگی کنید. سپس به صحنه بروید و مطمئن باشید که همه را به شدت تحت تاثیر قرار خواهید داد. این 3 میانبر را تمرین کنید تا شاهد موفقیت و ارتقایتان روی صحنه و داشتن ارتباطات وسیعتر در جامعه باشید.
منبع روزنامه دنیای اقتصاد ۱/۲/۱۳۸۹ به نقل از Harvard Business Review نويسنده: نیک مورگان مترجم:عاطفه کردگاری
